Tourenplanung – manuell

Übersicht und Funktionsweise

Mit der manuellen, nicht automatisierten POLUMANA® Tourenplanung können Sie unabhängig von der automatisierten Tourenplanung Ihr Kundentermine verwalten und planen. Die manuelle Tourenplanung beinhaltet unter anderem folgende Komponenten:

Planung von Kundenbesuchstouren
Optimale Wegstreckenplanung
Planung von wiederkehrenden oder einmaligen Terminen – aufgrund der erfassten Besuchsrythmen pro Kunde
Berücksichtigung Ihrer persönlichen Tagesarbeitszeit
Berücksichtigung der Besuchszeiten / Öffnungszeiten des Kunden
Mit der POLUMANA® Besuchsberichtsanwendung haben Sie noch zusätzlich die Möglichkeit, Besuchsberichte zu erfassen

iOS	Funktion
Optimieren	Tour planen
	Tour auf Karte einsehen
	Zu dieser Adresse (Kunden) navigieren
	Neuen Kundentermin erstellen
	Besuchsrythmus festlegen

Berücksichtigung der Besuch/Geschäftszeiten des Kunden

Standardmäßig werden für alle Kunden Geschäftszeiten vorbelegt. Durch Klick auf den Bleistift haben Sie jedoch die Möglichkeit diese Geschäftszeiten kundenindividuell anzupassen.

Achtung Falls nichts anderes angegeben, werden die Geschäftszeiten standardmäßig wir folgt gesetzt:

Montag – Sonntag von 07:00 – 12:00 und von 13:00 – 17:00 Uhr.

Durch Klick auf das Papierkorb-Icon können Sie diese kundenindividuellen Geschäftszeiten wieder auf den Standard zurücksetzen.

Tour erstellen

Um eine Tour zu erstellen müssen Sie zuerst die gewünschten Kunden innerhalb der Anwendung Kunden mit Termine versorgen. Siehe dazu Kapitel Termine bei Kunden verwalten oder hinzufügen. Bedienen Sie sich dabei des Filters, um Kunden entsprechend Ihrer gewünschten Auswahl zu filtern.

Termine bei Kunden verwalten oder hinzufügen

Sie haben in POLUMANA® an sehr vielen Stellen die Möglichkeit Kundentermine oder Termine ohne Kundenbezug anzugeben. Termine können generell an beliebigen Tagen mit beliebiger Uhrzeit eingeplant werden. Je nach Dauer des Besuchs wird der restliche Tag mit Kunden in der Region verplant. Wenn Sie einen Kundentermin direkt aus dem Kunden aufrufen, wird dieser Kunde im Terminfenster bereits eingeblendet.

Achtung Es ist empfehlenswert neben den regulären Kundenbesuchen auch andere Termine wie zum Beispiel Werkstattbesuche oder Arzttermine etc.. einzuplanen. So ist sichergestellt, dass die App nicht unrealistische Tourenvorschläge erarbeitet. Dies können Sie durch Vergabe eines Fixtermins ohne Kundenbezug realisieren.

In der Anwendung Kunde haben Sie die Möglichkeit, Termine für diesen Kunden zu planen.

Sie haben dabei folgende Möglichkeiten:

Wählen zwischen einen einmaligen Termin oder einen Serientermin
Vergabe von Fixterminen
Vergabe eines Telefontermins
Angabe von Datum und Uhrzeit Ihres geplanten Besuchs
Erinnerungsfunktion

Tourenvorschlag starten

iOS	Funktion
Optimieren	Tourenvorschlag starten

Um den Tourenvorschlag zu starten, öffnen Sie die Anwendung Tagestour.

Zwecks Anzeige der zu besuchenden Kunden selektieren Sie zuerst den Filter nach dem gewünschten Datum.

Anschließend tippen Sie auf “Optimieren” um den Routenverlauf zu optimieren.

Sie erhalten einen Tourenvorschlag gemäß Ihrer definierten Parametern. Der Bildschirm teilt sich nun in zwei Einheiten. Links sehen Sie den eigentlichen Tourenvorschlag und rechts sehen Sie nicht verplante Kunden. Nun können Sie nach Belieben Kunden aus dem Tourenplan entfernen und nicht verplante Kunden in den Tourenplan hinzufügen. Der Tourenplan wird durch Klick auf den Speichern-Button fest hinterlegt und ist in weiterer Folge in der Anwendung Tagestour aufrufbar.

Tagestour

Innerhalb der Tagestour sehen Sie nun das Ergebnis der POLUMANA® Tourenplanung. Im unteren Bereich sehen Sie Datumsangaben. Wenn Sie auf den gewünschten Tag klicken, dann wird die Tour für diesen Tag geöffnet. Die Tour selbst wird Ihnen durch Klick auf das “Tour-ansehen-Icon” angezeigt.

Welche Adresse die Heimatadresse ist, können Sie in den Grundeinstellungen der Tourenplanung definieren.

Tagestour auf Karte ansehen

Wenn Sie innerhalb der Anwendung Tagestour auf das Tour-auf-Karte-einsehen Icon klicken, öffnet sich die Karte und Sie sehen die Tour nun visualisiert. Sie haben nun im unterem Bereich die Möglichkeit, das Datum einzugrenzen, sodass Sie zum Beispiel nur mehr die Tour für heute oder morgen aufgezeichnet bekommen. Zusätzlich können Sie auch in dieser Ansicht noch Termine vergeben, indem Sie unten auf das Neuer-Kundentermin-erstellen Icon klicken.

Achtung Beachten Sie, dass ein neuer Termine auch ohne Kundenbezug erstellt werden kann. In diesem Fall handelt es sich um außertourliche Termine wie Werkstattbesuch oder ähnliches.

Die unterschiedlichen Farben im Tourenverlauf markieren die unterschiedlichen Tage. Im oben angeführten Beispiel sehen Sie den Ausschnitte aus zwei Tagen. Zusätzlich sind Anfahrten zur besseren Orientierung nummeriert.

Benutzereinstellungen

Grundlegende Parameter können in den Benutzereinstellungen eingestellt werden. Sie haben die Möglichkeit folgende Grundparameter festzulegen:

Kalender
- Kalendername: Tragen Sie hier Ihren gewünschten iOS Kalender ein
- Terminzeitzone: Stellen Sie hier ein, in welcher Zeitzone Sie die Tour planen
Tagestour
- Termindauer: Hier legen Sie fest, welche Dauer ein Termin prinzipiell hat. die Dauer können Sie natürlich später jederzeit abändern
- Erinnerung: Jeder Termin kann mit einer Erinnerungsfunktion unterstützt werden. Hier stellen Sie ein, ob Sie Erinnerungen für alle Termine im Vorfeld einsteuern möchten. Auch hier gilt, dass Erinnerungen im Nachhinein jederzeit abgeändert werden können
Arbeitstag
- Tragen Sie hier Ihre persönlichen Arbeitszeiten ein. Die Tourenplanung wird sich aufgrund dieser Daten die Tour für Sie optimal zusammenstellen
Adressen
- Heimatadresse: Die Angabe einer Heimatadresse ist nicht zwingend jedoch sehr hilfreich. Bei sogenannten Sternfahrten (also keine Rundreisen) wird Sie die POLUMANA® Tourenplanung täglich zu Ihrer Heimatadresse zurückbringen. Am nächsten Tag startet die Tour erneut von der Heimatadresse
- Hotels: Hier können Sie beliebig viele Hotels eintragen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang den Parameter ” Übernachtung erlauben”
Übernachtungen erlauben am
- Generell tragen Sie hier die Tage ein, an denen für Sie Übernachtungen in Frage kommen. Wobei die beiden Parameter “Mindestentfernung zum Heimatort” und “Anreise zum Hotel” bestimmen, ob die POLUMANA® Tourenplanung Sie in ein Wunschhotel oder doch zu Ihrem Heimatort bringt. Verantwortlich dafür sind die Eingaben für die Entfernung in Kilometer und Minuten. Wenn das Hotel und der Heimatort zu weit weg sind, dann endet die Tour beim letzten Kunden. Es ist dem Mitarbeiter überlassen wo er übernachtet. Er fängt am nächsten Tag da an wo er aufgehört hat.

Nachdem die Tour abgefahren und die Kunden besucht wurden, bietet POLUMANA® die Möglichkeit, die Kundenbesuche in der Anwendung Besuchsberichte strukturiert zu erfassen.